WIE BENUTZT MAN DIE OCR IN DER PRAXIS?
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die in verschiedenen Branchen, einschließlich der Übersetzungsbranche, weit verbreitet ist. Viele der Dokumente, mit denen die Mitarbeiter von Übersetzungsbüros tagtäglich arbeiten, gehen als Scans oder JPG/PDF-Dateien ein. Dies sind Formate, die sich zwar für die Informationsverteilung, nicht aber für die Bearbeitung oder Übersetzung eignen. Ohne die OCR-Technologie müssten die Mitarbeiter viel Zeit und Mühe aufwenden, um beispielsweise den Text von gescannten Dokumenten schlechter Qualität zu transkribieren. OCR-Software oder integrierte Funktionen erkennen, einfach gesagt, Zeichen in nicht bearbeitbaren Dateien und wandeln sie in bearbeitbaren und nutzbaren Texten um.
OCR-Software kann auch Texte in Bildern erkennen und nicht editierbare Tabellen, Siegelabdrücke, Formeln oder sogar eine ganze PDF-Datei in ein Textdokument umwandeln. Somit wird die PDF-Datei in eine offene, editierbare Textdatei umgewandelt, aus der man mühelos bestimmte Textteile kopieren, neuen Text hinzufügen oder ein zweisprachiges Dokument erstellen kann.
WIE KÖNNEN WIR OCR IN DER PRAXIS EINSETZEN?
Es gibt zwei Möglichkeiten, mit dieser Technologie zu arbeiten und die OCR-Funktionen zu nutzen:
- Sie installieren die OCR-Software auf Ihrem Computer oder indem Sie
- ein Gerät mit integrierter OCR-Funktion benutzen.
Im Internet finden Sie auch kostenlose Konvertierungsprogramme für Bilddateien, welche die OCR-Technologie verwenden, jedoch wird dies selten von Fachleuten empfohlen. Darauf gehen wir am Ende des Artikels genauer ein.
In beiden oben genannten Fällen ist das Scannen von Dateien ein einfacher Vorgang, der die Büroarbeit erheblich erleichtert. Ob man die eine oder andere Option benutzt, kommt weitgehend auf die Besonderheiten des Unternehmens, der Dokumentenart und den Kundenanforderungen an.
OCR-Software gibt es sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Versionen. Die kostenpflichtigen Versionen bieten weitaus mehr Optionen, wenn es um die technischen Möglichkeiten der Bearbeitung eines Dokuments geht, sowie zusätzliche Funktionen in Bezug auf Grafiken oder fremdsprachige Texte. Um OCR-Software zu verwenden, muss sich die zu scannende Datei auf Ihrem Computer befinden. Nach dem Öffnen der Datei folgen Sie den Anweisungen, was in der Regel nur ein paar Klicks erfordert. Nach Bearbeitung kann die fertige Textdatei heruntergeladen werden.
Es ist etwas wahrscheinlicher, dass Unternehmen Drucker oder Scanner mit bereits integrierter OCR-Technologie kaufen, als dass sie eine zusätzliche Software kaufen. In diesem Fall ist der Scanvorgang etwas schneller, da Sie das Dokument nur mit aktivierter OCR-Option scannen müssen. Die gescannte Datei befindet sich bereits in Textform auf Ihrem Computer.
Wie Sie sehen können, ist der OCR-Prozess beim Scannen von Dokumenten in beiden Fällen sehr ähnlich und unkompliziert. Allerdings spielt die Qualität des Dokuments eine große Rolle – die OCR-Technologie eignet sich am besten zum Scannen von hochauflösenden und klaren Inhalten.
Benötigen Sie Dienstleistungen im Bereich der optischen Zeichenerkennung? Kontaktieren Sie uns!
DIE VORTEILE VON OCR
Die OCR-Technologie ist nicht nur leicht zu bedienen, sondern hat auch viele andere Vorteile:
- Zeitersparnis – vielleicht der größte Vorteil der OCR-Technologie. Es ist nicht mehr notwendig, Dokumente neu zu schreiben, um einzelne Informationen aus einer PDF-Datei zu entziffern. Somit spart man enorm an Arbeit und Energie.
- Archivierung – OCR hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung von Textdateien, Sie können Ihre Dateien auch in einem elektronischen Archiv speichern. Somit ist auch die Dokumentensuche leichter: Geben Sie einfach ein Stichwort oder einen Satz in die Suchmaschine ein, um eine Liste von Ergebnissen zu erhalten.
- Verbesserter Dokumentendurchlauf – Dokumente legen oft einen langen Weg zurück, bevor sie den richtigen Empfänger erreichen. Das OCR-System kann auch zu einfacheren automatischen Versandprozesse beitragen. Darüber hinaus können Dokumente gleichzeitig mehreren Prozessen unterzogen werden, was die Auftragsabwicklung erheblich beschleunigt.
OCR – OPTISCHE ZEICHENERKENNUNG FÜR FREMDSPRACHIGE DOKUMENTE
Die OCR-Technologie ist in Übersetzungsbüros und Unternehmen, die mit Sprachen arbeiten, weit verbreitet, da sie das Scannen von Dokumenten unterschiedlicher Qualität in einer Fremdsprache sowie die Bearbeitung von PDF-Dateien oder handschriftlichen Materialien ermöglicht. Auch Skrivanek bietet diese Technologie an. Fast jedes OCR-Programm bietet die Möglichkeit, eine andere Sprache zu wählen und die Liste der angebotenen Sprachen ist wirklich beeindruckend. Diese Software kann auch nicht-lateinische Alphabete lesen, so dass alle Symbolzeichen als Fremdsprache erkannt werden.
Einige OCR-Software bietet neben der Funktion des Lesens fremdsprachiger Texte auch die Möglichkeit, ganze Textfragmente automatisch zu übersetzen – Sie müssen nur die Ausgangssprache des Dokuments und die Zielsprache auswählen Da die maschinelle Übersetzung bestimmter Texte jedoch noch zu viele Korrekturen erfordert und oft nicht direkt nutzbar ist, empfiehlt es sich, einen professionellen Dienst zu wählen und sich an ein Übersetzungsbüro zu wenden.
WARUM SOLLTE MAN OCR-DIENSTLEISTUNGEN VON FACHLEUTEN AUSFÜHREN LASSEN?
Wenn Sie möchten, dass die Dokumente in höchster Qualität erstellt werden, sollten Sie sich an einen Fachmann wenden, ähnlich wie bei anderen alltäglichen Dingen, z. B. bei der Reparatur von Sanitäranlagen oder dem Erlernen eines Musikinstruments. Mitarbeiter in unserem Unternehmen, die täglich mit OCR-Technologie arbeiten, können den Prozess der Dokumentenkonvertierung effizienter durchführen und mögliche Fehler schneller erkennen. Des Weiteren können wir auch bei Folgendem helfen:
- Das Dokument hat ein spezielles Layout oder eine besondere Platzierung von grafischen Elementen;
- das Material ist für einen hochauflösenden Druck bestimmt;
- es erfordert fortgeschrittenere OCR-Funktionen (oder andere Software), um die Originalversion des Dokuments zu kopieren.
NACHTEILE VON ONLINE-OCR-TOOLS
Viele OCR-Technologien zum Scannen von Dokumenten stehen im Internet frei zur Verfügung. Auf den ersten Blick mag dies verlockend erscheinen, doch dieser Weg ist mit einigen Komplikationen und sogar Risiken verbunden.
Zuallererst wird man Zeit brauchen, um eine geeignete Webseite zu finden und zu bewerten. Nicht alle Webseiten bieten einen kostenlosen Dienst an, der sofort vollständig zugänglich ist. Auch die Auswahl von Tools ist wegen den Besonderheiten der Website oft eingeschränkt. Mit Online-OCR-Tools können Sie nicht mit großen Dateien arbeiten, so dass verschiedene Arten von komplexen Grafiken, größere Texte oder komplexe Formulare nicht gelesen werden können. Selbst wenn das Tool, das Sie finden, anbietet, das Dokument entsprechend Ihren Anforderungen zu lesen, gibt es möglicherweise keine Option, die fertige Datei herunterzuladen – Sie müssen die Datei also weiterhin manuell kopieren.
Das größte Risiko, das bei der Verwendung von Online-OCR-Tools zu beachten ist, ist jedoch der Schutz persönlicher und anderer wichtiger Daten. Wir können nur selten überprüfen, wie sicher eine Webseite ist und dürfen nicht davon ausgehen, dass Daten mit hohem Sicherheitsrisiko nach Abschluss des Online-OCR gelöscht werden, da alles, was einmal im Internet landet, auch dort bleibt.
Die Zusammenarbeit mit dem Übersetzungsbüro Skrivanek beseitigt all diese unnötigen Probleme und garantiert, dass die Dokumente korrekt gescannt und anschließend in die gewünschte Sprache übersetzt werden. Bei weiteren Fragen und Anliegen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
