OCR – MITÄ SE TARKOITTAA?
OCR on optinen merkintunnistustekniikka, jota käytetään yhä enemmän ja enemmän monilla talouden aloilla – laajasti ymmärretystä hallinnosta kääntämiseen.
Monet käsittelemistämme asiakirjoista ovat skannattuja asiakirjoja tai PDF-tiedostoja, hankalasti muokattavia tai kopioitavia muotoja. Tästä syystä työntekijät käyttävät runsaasti aikaa ja vaivaa tekstien manuaaliseen transkriptioon. Tällaisessa tilanteessa OCR-työkalu on hyödyllinen. Tämä on ohjelmisto tai sisäänrakennettu toiminto, joka yksinkertaistettuna tunnistaa merkit muokkaamattomasta tiedostosta ja muuttaa ne tekstiksi, jota voidaan helposti muokata ja kopioida.
OCR-ohjelmisto voi myös tunnistaa grafiikan tekstiä ja muuntaa taulukoita, leimoja, kaavoja tai kokonaisia PDF-tiedostoja. Tämän ansiosta tietokoneella kuvana luettu suljettu PDF-tiedosto muunnetaan avoimeksi, muokattavaksi tekstitiedostoksi, jonka tekstiä voidaan esimerkiksi kopioida.
MITEN SKANNATA OCR:IIN?
Miten voimme käyttää OCR-toimintoa? On kaksi tapaa nauttia tämän tekniikan tarjoamista laajoista vaihtoehdoista:
- OCR-sovelluksen/ohjelmiston asentaminen
- Laitteen käyttäminen, jossa on jo sisäänrakennettu OCR-toiminto
Internetissä voi törmätä myös ilmaisiin kuvatiedostomuuntimiin, jotka käyttävät OCR-tekniikkaa, mutta asiantuntijat harvoin suosittelevat tätä – kerromme tästä pian lyhyesti lisää.
Molemmissa edellä mainituissa tapauksissa tiedostojen skannaus on mutkaton prosessi, joka helpottaa toimistotyötä suuresti. Vaihtoehdon valinta riippuu pitkälti yrityksen luonteesta, asiakirjojen tyypistä sekä yksittäisten asiakkaiden odotuksista.
Tietokoneelle asennettavia OCR-ohjelmistoja on saatavilla sekä ilmaisia että maksullisia versioita. Jälkimmäisissä on enemmän mahdollisuuksia asiakirjojen muokkaukseen sekä grafiikkaan tai vieraskielisiin teksteihin liittyviä lisäominaisuuksia. OCR-ohjelmiston käyttäminen edellyttää, että skannattava tiedosto sijaitsee tietokoneella, joissain tapauksissa ohjelmiston kansiossa, jotta ohjelmisto voi lukea sen. Kun olet avannut tiedoston, seuraa ohjeita. Tämä vaatii yleensä vain muutaman klikkauksen. Käsittelyn jälkeen ohjelmisto antaa sinun ladata valmiin tekstitiedoston.
Yritykset ostavat hieman todennäköisemmin tulostimia tai skannereita, joissa on sisäänrakennettu OCR-tekniikka kuin erillisiä sovelluksia. Tässä tapauksessa skannausprosessi on hieman nopeampi, koska asiakirja täytyy vain skannata siten, että OCR-vaihtoehto on valittu. Skannattu tiedosto ilmestyy tietokoneellesi muunnetussa tekstimuodossa.
Kuten näet, asiakirjojen skannaus OCR:ään on molemmissa tapauksissa hyvin samanlaista ja mikä tärkeintä, vaivatonta. On kuitenkin otettava huomioon asiakirjojen laatu – OCR-tekniikka selviytyy parhaiten skannatessaan sisältöä, joka on selkeää ja korkearesoluutioista.
PYYDÄ HINTATARJOUS / LÄHETÄ KYSYMYS
EDUT ASIAKIRJOJEN LÄHETTÄMISESTÄ OCR:ÄÄN
Helppokäyttöisyyden lisäksi OCR:llä on monia muita etuja, jotka voit sisällyttää työhösi yhdellä klikkauksella. OCR-mekanismi tarkoittaa:
- Ajansäästö – luultavasti OCR-tekniikan suurin etu. Se eliminoi tarpeen puhtaaksikirjoittaa asiakirjoja manuaalisesti sekä käyttää huomattavia määriä energiaa yksittäisten tietojen tulkitsemiseen PDF-tiedostoista.
- Arkistointi – OCR ei ainoastaan auta sinua luomaan tekstitiedostoja, vaan mahdollistaa myös niiden tallentamisen sähköiseen arkistoon. Se helpottaa myös asiakirjojen löytämistä, kun kirjoittamalla yksinkertaisesti avainsanoja tai lauseita, saat listan tuloksista.
- Parannettu asiakirjojen työnkulku – asiakirjojen on usein matkustettava pitkiä matkoja ennen kuin ne saavuttavat lopulta asiakkaan. OCR-järjestelmä auttaa myös tässä tapauksessa automatisoimalla joitain prosesseja. Lisäksi asiakirjoille voidaan tehdä useita prosesseja samanaikaisesti, mikä nopeuttaa huomattavasti tilauksen toteuttamista.
OCR (OPTINEN MERKINTUNNISTUS) VIERASKIELISILLE ASIAKIRJOILLE
OCR-tekniikkaa käytetään hyvin usein käännöstoimistoissa, koska sillä voidaan skannata vieraskielisiä asiakirjoja ja muokata PDF-tiedostoja tai käsinkirjoitusta. Myös Skrivanek tarjoaa tätä tekniikkaa. Lähes jokaisella OCR-ohjelmalla voit valita muun kielen kuin puolan ja tarjolla olevien kielten luettelo on todella vaikuttava. Tällaiset ohjelmistot voivat lukea myös muita kuin latinalaisia aakkosia, joten kaikki symbolit tunnistetaan vieraaksi kieleksi.
Lisäksi jotkin OCR-ohjelmistot tarjoavat vieraan tekstin lukemisen lisäksi myös mahdollisuutta kääntää koko tekstin automaattisesti – sinun tarvitsee vain valita asiakirjan lähdekieli sekä kohdekieli, jolle haluat tekstin muuntaa. Koska konekäännös vaatii kuitenkin useita korjauksia eikä useinkaan ole käyttökelpoinen, on parempi käyttää ammattimaista käännöstoimistoa.
MIKSI KANNATTAA ULKOISTAA OCR ASIANTUNTIJOILLE?
Jos haluat tilauksesi olevan parasta laatua, on hyvä ottaa yhteyttä asiantuntijaan. Yrityksessämme päivittäin OCR-tekniikan parissa työskentelevät ihmiset voivat suorittaa koko asiakirjanmuunnosprosessin tehokkaammin ja he myös havaitsevat mahdolliset virheet tehokkaammin. Lisäksi avustamme on hyötyä, kun:
- asiakirjassa on erityinen asettelu tai graafisten elementtien järjestely,
- vaaditaan korkealaatuista tulostusta,
- tarvitaan edistyneempiä OCR-asetuksia (tai muita ohjelmistoja) asiakirjan alkuperäisen version peilaamiseen.
ONLINE-OCR-TYÖKALUJEN HAITAT
Edellä mainitut OCR-tekniikalle omistetut verkkosivut ja ohjelmistot houkuttelevat saatavuudellaan sekä helpolla ja maksuttomalla asiakirjojen skannauspalvelulla. Ensi silmäyksellä tämä vaihtoehto saattaa vaikuttaa melko houkuttelevalta, mutta tällainen ratkaisu sisältää useita monimutkaisuuksia, jopa vaaroja.
Ensimmäinen ongelma on sopivan sivuston löytämiseen tarvittava aika – kaikki eivät tarjoa täysin ilmaista palvelua. Työkalujen valikoima on usein myös melko rajallinen johtuen sivuston luonteesta. Online-OCR:lläemme pysty käsittelemään suuria tiedostoja – joten mitään monimutkaista grafiikkaa, suurempia tekstejä tai monimutkaisempia muotoja ei lueta. Jos verkkosivusto tarjoutuu lukemaan asiakirjan asiakkaan odotusten mukaisesti, lopullisen tiedoston lataaminen ei välttämättä ole mahdollista – tästä syystä joudumme silti siirtämään tiedot manuaalisesti.
Vakavin mielessä pidettävä asia online-OCR:ää käytettäessä on kuitenkin henkilötietojen suojaaminen. Pystymme harvoin varmistamaan tietyn sivuston turvallisuuden, ja vaikka olisimme varmoja, että arkaluontoisia tietoja ei tallenneta prosessin päätyttyä, kaikki verkossa julkaistu pysyy siellä ikuisesti.
Yhteistyö Skrivanek-käännöstoimiston kanssa poistaa kaikki nämä ongelmat ja takaa, että asiakirjat luetaan oikein ja käännetään sitten valitulle kielelle. Ota rohkeasti yhteyttä saadaksesi lisätietoja!
