NO A LĪDZ Ž – KVALITATĪVA TIEŠSAISTES PASĀKUMA ĀBECE
Tiešsaistes pasākumi pēdējo divu gadu laikā ir kļuvuši gandrīz par neaizvietojamu komunikācijas elementu visām organizācijām un viedokļu līderiem ar sabiedrību, tādējādi mazinot neparedzamības elementu – atceltus pasākumus, ko mums nesusi Covid-19 pandēmija. Tomēr arī šāds pasākuma formāts pieprasa nopietnu sagatavošanos, risku minimizēšanas plānu un nedalītu pasākumu rīkotāju uzmanību. Zemāk uzskaitīti pāris pieredzē balstīti soļi, kas palīdzēs organizēt nākamo tiešsaistes pasākumu.
PLĀNOŠANA, PLĀNOŠANA UN VĒLREIZ PLĀNOŠANA
Pirms tiešsaistes pasākuma norises, ir svarīgi rūpīgi pārdomāt pasākuma mērogu, runātāju un dalībnieku skaitu. No šiem raksturlielumiem būs atkarīgs pasākuma rīkošanā iesaistīto atbalsta personu skaits un kopējais komandas darba apjoms.
Piemēram. Ir vairāki jautājumi, uz kuriem nepieciešams atbildēt pasākuma organizatoriskajam vadītājam. Vai mums ir nepieciešams pasākuma vadītājs, nereti saukts arī par “Virtuālās skatuves” vadītāju? Vai šis cilvēks būs atbildīgs arī par viesu un runātāju sagaidīšanu, jo īpaši, ja paredzēta dalībnieku reģistrācija? Vai būs nepieciešams pie viesu sagaidīšanas teikt ievadvārdus, praktiskus un svarīgus norādījumus par pašu pasākumu gan klausītājiem, gan arī runātājiem? Vai būs nepieciešams izskaidrot kārtību, kā pasākuma dalībnieki varēs uzdot jautājumus? Kurš būs tas, kas sekos laika un pasākuma plānam?
TEHNISKĀS NIANSES
Neatkarīgi no pasākuma mēroga obligāts ir pasākuma tehniskais atbalsts, jo īpaši, ja pasākuma laikā tiek plānots izmantot interaktīvus tiešsaistes palīglīdzekļus – tāfeles, balsošanas platformas vai aptaujas, grupu aktivitātes, arī tad, ja pasākumu ir plānots pārraidīt kādā no sociālajiem medijiem.
Jautājumi, uz kuriem būtu sev jāatbild tehniskās fāzes laikā.
- Kādus palīglīdzekļus ir plānots izmantot tiešsaistes pasākumā (tiešsaistes aptauju, slaidu rādīšanas iespējas u. c.)?
- Vai pasākuma laikā varēs izmantot tērzētavu?
- Kurš un kam varēs uzdot jautājumus?
- Vai būs nepieciešama persona, kas apkopos tērzētavā vai komentāru sadaļā uzdotos jautājumus?
- Kurš jautājumus nolasa runātājiem?
- Vai jautājumus būs nepieciešams tulkot?
Svarīgi! Liela mēroga pasākumos nereti strādā ne tikai sinhronie tulki, bet arī papildu tulkotājs, kurš tulko tērzētavā uzdotos jautājumus vai palīdz organizatoriem sniegt svarīgus paziņojumus.
TESTING, TESTING, TESTING – 1,2,3
Svarīgs pasākuma izdošanās priekšnosacījums ir visu dalībnieku un tehniskā atbalsta komandas testa saslēgšanās un īsa pasākuma simulācija, kurā tiek pārbaudīta dzirdamība, video kvalitāte, vai nav kādi fona trokšņi, atbalss. Tādēļ šajā attālināto pasākumu laikmetā rekomendējam izmantot pēc iespējams kvalitatīvākas skaņas, video ievadierīces (austiņas, mikrofons) un viennozīmīgi arī laikā, kad 5G tehnoloģijas tikai ienāk mūsu ikdienā un plašākai auditorijai vēl nav pieejamas, iesaku mājās veikt diagnostiku, lai pārliecinātos, kurā telpā, piemēram, vai uz terases varam būt sasniedzami tiešsaistes pasākumā, un attiecīgi pielāgot pašreizējos risinājumus vai sagādāt jaunus, lai komunikācija ar ārpasauli būtu nepārtraukta un attēls būtu dzidrs.
VIZUĀLAIS NOFORMĒJUMS
Lai tiešsaistes pasākums paliktu atmiņā, vēlams izmantot radošus risinājumus un galvenajiem dalībniekiem vēlams atrasties speciāli šim pasākumam iekārtotā telpā jeb klātienē. Šāds formāts pieprasa, lai ir profesionāla video uzņemšanas tehnika, kā arī pasākuma tematikai pielāgoti fona risinājumi. Un ja šajā telpā atrodas arī pasākuma radošā komanda un tulku kolektīvs, būs vieglāka pasākuma koordinācija un vadība.
ARĪ TULKAM IR JĀSAGATAVOJAS
Ja ir paredzēta uzstāšanās tiešsaistes pasākumā, iesakām laikus visu izrunāt ar tulkiem. Ļoti svarīgs aspekts ir savlaicīga visu uzstāšanās laikā izmantoto materiālu – prezentāciju, video materiālu, pētījumu atsauču, statistikas datu – nosūtīšana un izrunāšana ar tulku. Lai kvalitatīvi sagatavotos pasākumam, tulkiem ir nepieciešams pirms tam pārskatīt visus materiālus. Pasākuma organizatoram jāpārliecinās, ka tulks ir informēts par visiem materiāliem, kā arī var būt gatavs konkrētās nozares terminoloģijas izmantošanai tiešsaistē.
AUDITORIJAS IESAISTE
Vai runātāji plāno iesaistīt savu auditoriju kādās aktivitātes? Ir tiešsaistes pasākumi, kuros dalībnieki dažas minūtes ir dejojuši, lai atbrīvotos, spēlējuši spēli, kur katrs dalībnieks pēc noteiktas komandas sastingst uz minūti – tas palīdz runātājiem un arī klausītājiem būt atvērtākiem. Būtiski ir arī saprast, vai ir plānots izmantot interaktīvos rīkus, aicinot auditorijai darīt kaut ko praktisku, piemēram, zīmēt uz interaktīvās tāfeles. Lielākas auditorijas gadījumā ir rekomendējams paredzēt brīdi, kad dalībnieki tiek sadalīti dažādās nodalītās “istabās” jeb virtuālajās telpās – tas ir veids, kā visiem dalībniekiem tikt pie vārda un iesaistīties diskusijā.
Svarīgi! Arī tulki ir savlaicīgi jāizglīto, kā pareizi lietot vienu vai otru rīku.
Uzdodot “jā vai nē” jautājumus, iespējams nolasīt auditorijas emocijas un iesaisti. Saikne ar auditoriju tiešsaistes pasākumos ir liels izaicinājums. Ir ļoti grūti runāt un prezentēt, ja visiem pasākuma dalībniekiem vai klausītājiem ir izslēgtas kameras.
Ja esat tiešsaistes pasākuma dalībnieks, atcerieties – runātājam iesaistīšanās ir ļoti svarīga, izmantojiet iespēju uzdot papildu jautājumus ar “Pacelt roku” funkciju. Pēc pasākuma noteikti pasakiet paldies, jo tiešsaistes platformu izstrādātāji jau ir sarūpējuši dažādas šim nolūkam paredzētas emocijzīmes – aplausus, sirsniņas un citas zīmes, kas apliecina pateicību par uzstāšanos.